Der Management Projekt 1-Pager: alles auf einer Seite

Die Forderung nach dem berühmten 1-Seiter: alle Info auf einer Seite ist ihnen sicher bekannt.

Dabei gibt es meist ein paar Herausforderungen zu lösen:

  • jeder hat etwas andere Vorstellungen, was auf dieser Seite zu finden sein sollte.
  • Oft sind die für den Report benötigten Informationen in unterschiedlichen Dateien und Systemen gespeichert.
  • Um eine akzeptable Aktualität der Daten zu gewährleisten, muss der Report wöchentlich oder monatlich neu erstellt werden

Wir möchten Ihnen einen Ansatz vorstellen, mit dem Sie

  • den gewünschten Projekt-Report nach den Anforderungen Ihres „Kunden“ entwerfen können
  • Daten aus unterschiedlichen Quellen berücksichtigen können (Excel, MS Project, ERP, …)
  • den einmal erstellten Powerpoint Projekt-Report nie mehr manuell aktualisieren müssen

Wir zeigen das im Folgenden anhand eines Beispiels.

Entwurf des Report Formats

Sie erstellen eine Powerpoint Vorlage, in die VISBO Reporting Komponenten eingefügt werden. Die Größe der Komponenten und jeweilige Position auf der Folie können dabei frei bestimmt werden. Die VISBO hat inzwischen mehr als 40 verschiedene Reporting Komponenten für Projekte bzw. Portfolios, die Sie dazu verwenden können. Und es kommen ständig weitere hinzu.

Powerpoint Berichtsvorlage mit VISBO Reporting Komponenten

VISBO Reporting Komponenten sind mit „<“ und „>“ gekennzeichnet und werden zur Laufzeit mit den Daten des Projektes befüllt.

Import der Daten

Das VISBO Datenmodell für Projekte und Portfolios kann Projekt-Informationen zu

  • Zielen
  • Risiken
  • Status
  • Budget
  • Kennzahl strategischer Fit
  • Kennzahl Risiko
  • Terminen
  • Lieferumfängen
  • sowie monatliche Ressourcen- und Kostenbedarfen
  • kundenspezifischen Attributen
  • …

aufnehmen. Mit den VISBO Import Adaptern können nun Daten aus verschiedenen Quellen in das VISBO Datenmodell importiert werden. Aktuell importieren wir Excel, MS Project  und/oder Excel Ausleitungen von PM und ERP-Systemen. Weitere Formate auf Anfrage.  Ein Projekt-Datensatz wird in der VISBO Datenbank immer mit Zeitstempel gespeichert, so dass eine vollständige Historisierung aller Projekt-Stände mit den oben angegebenen Informationen vorliegt.

Erstellen des Reports

Ein VISBO Projekt-Datensatz wird jetzt mit einer Powerpoint Vorlage verbunden. Dabei kann bei bestimmten Reporting Komponenten wie z.B. <Grafik ausgewählte Meilensteine & Tasks> noch interaktiv ausgewählt werden, welche Elemente des Projekt-Strukturplans dargestellt werden sollen. Es kann dazu bei dieser Reporting Komponente auch angegeben werden, ob alles in einer Zeile dargestellt werden soll oder in mehreren Zeilen , etc.  Das Ergebnis sieht dann in unserem Beispiel so aus:

Report, der auf Basis der Vorlage erzeugt wurde

Aktualisierung des Reports

Sie müssen jetzt lediglich die geänderten Daten aus Excel, MS Project, etc.  in die Datenbank importieren. Das kann interaktiv oder regelmäßig automatisiert erfolgen. Mehr müssen Sie nicht mehr tun. Jeder in der VISBO Datenbank registrierte Report-Empfänger kann jetzt seinen Powerpoint Report mit dem kostenlosen VISBO Powerpoint ADD-In selber auf Knopfdruck aktualisieren.

Die Vorteile und der Nutzen

  • Hohe Aktualität der Information: Jeder Report-Nutzer kann sich den Report auf Knopfdruck selber aktualisieren.
  • Kunden-Orientierung: für jede Zielgruppe kann die Information individuell nach Bedarf zusammengestellt werden.
  • Niedrige Kosten: die Report Empfänger nutzen alle Powerpoint. Beim Report Empfänger fallen keine zusätzliche Lizenz- oder Trainingskosten an.
  • Vermeidung überflüssiger Arbeit: das monotone, regelmäßige manuelle Aktualisieren der Reports entfällt komplett.
  • Standardisierung: über die Definition von Report Vorlagen können Sie das Erscheinungsbild der zielgruppen-spezifischen Reports unternehmensweit standardisieren.
  • Niedrige Tool-Komplexität: Powerpoint hat jeder und kann jeder.

Zu einer quantitativen monetären Nutzenbetrachtung lesen Sie doch bitte unseren Beitrag Lean Reporting: wie kann man den Nutzen rechnen

Zusammenfassumg

Mit VISBO Lean Reporting bekommen Sie ein Werkzeug an die Hand, mit dem Sie Projekt-& Portfolio Reports für Ihre Kunden entwerfen und standardisieren, mit Daten aus unterschiedlichen Quellen verknüpfen können und nie wieder manuell aktualisieren müssen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen: Hier finden Sie die Anmeldemöglichkeiten zu unseren Webinaren oder schicken Sie uns doch einfach eine Email an marketing(at)visbo.eu. Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.

 

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August 1st, 2018 by