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Der Management Projekt 1-Pager: alles auf einer Seite

Die Forderung nach dem berühmten 1-Seiter: alle Info auf einer Seite ist ihnen sicher bekannt.

Dabei gibt es meist ein paar Herausforderungen zu lösen:

• jeder hat etwas andere Vorstellungen, was auf dieser Seite zu finden sein sollte.
• Oft sind die für den Report benötigten Informationen in unterschiedlichen Dateien und Systemen gespeichert.
• Um eine akzeptable Aktualität der Daten zu gewährleisten, muss der Report wöchentlich oder monatlich neu erstellt werden

Wir möchten Ihnen einen Ansatz vorstellen, mit dem Sie

• den gewünschten Projekt-Report nach den Anforderungen Ihres „Kunden“ entwerfen können
• Daten aus unterschiedlichen Quellen berücksichtigen können (Excel, MS Project, ERP, …)
• den einmal erstellten Powerpoint Projekt-Report nie mehr manuell aktualisieren müssen

Wir zeigen das im Folgenden anhand eines Beispiels.

Entwurf des Report Formats

Sie erstellen eine Powerpoint Vorlage, in die VISBO Reporting Komponenten eingefügt werden. Die Größe der Komponenten und jeweilige Position auf der Folie können dabei frei bestimmt werden. Die VISBO hat inzwischen mehr als 40 verschiedene Reporting Komponenten für Projekte bzw. Portfolios, die Sie dazu verwenden können. Und es kommen ständig weitere hinzu.

VISBO Reporting Komponenten sind mit „<“ und „>“ gekennzeichnet und werden zur Laufzeit mit den Daten des Projektes befüllt.

Import der Daten

Das VISBO Datenmodell für Projekte und Portfolios kann Projekt-Informationen zu

• Zielen
• Risiken
• Status
• Budget
• Kennzahl strategischer Fit
• Kennzahl Risiko
• Terminen
• Lieferumfängen
• sowie monatliche Ressourcen- und Kostenbedarfen
• kundenspezifischen Attributen
• …

aufnehmen. Mit den VISBO Import Adaptern können nun Daten aus verschiedenen Quellen in das VISBO Datenmodell importiert werden. Aktuell importieren wir Excel, MS Project  und/oder Excel Ausleitungen von PM und ERP-Systemen. Weitere Formate auf Anfrage.  Ein Projekt-Datensatz wird in der VISBO Datenbank immer mit Zeitstempel gespeichert, so dass eine vollständige Historisierung aller Projekt-Stände mit den oben angegebenen Informationen vorliegt.

Erstellen des Reports

Ein VISBO Projekt-Datensatz wird jetzt mit einer Powerpoint Vorlage verbunden. Dabei kann bei bestimmten Reporting Komponenten wie z.B. <Grafik ausgewählte Meilensteine & Tasks> noch interaktiv ausgewählt werden, welche Elemente des Projekt-Strukturplans dargestellt werden sollen. Es kann dazu bei dieser Reporting Komponente auch angegeben werden, ob alles in einer Zeile dargestellt werden soll oder in mehreren Zeilen , etc.  Das Ergebnis sieht dann in unserem Beispiel so aus:

Aktualisierung des Reports

Sie müssen jetzt lediglich die geänderten Daten aus Excel, MS Project, etc.  in die Datenbank importieren. Das kann interaktiv oder regelmäßig automatisiert erfolgen. Mehr müssen Sie nicht mehr tun. Jeder in der VISBO Datenbank registrierte Report-Empfänger kann jetzt seinen Powerpoint Report mit dem kostenlosen VISBO Powerpoint ADD-In selber auf Knopfdruck aktualisieren.

Die Vorteile und der Nutzen

• Hohe Aktualität der Information: Jeder Report-Nutzer kann sich den Report auf Knopfdruck selber aktualisieren.
• Kunden-Orientierung: für jede Zielgruppe kann die Information individuell nach Bedarf zusammengestellt werden.
• Niedrige Kosten: die Report Empfänger nutzen alle Powerpoint. Beim Report Empfänger fallen keine zusätzliche Lizenz- oder Trainingskosten an.
• Vermeidung überflüssiger Arbeit: das monotone, regelmäßige manuelle Aktualisieren der Reports entfällt komplett.
• Standardisierung: über die Definition von Report Vorlagen können Sie das Erscheinungsbild der zielgruppen-spezifischen Reports unternehmensweit standardisieren.
• Niedrige Tool-Komplexität: Powerpoint hat jeder und kann jeder.

Zu einer quantitativen monetären Nutzenbetrachtung lesen Sie doch bitte unseren Beitrag Lean Reporting: wie kann man den Nutzen rechnen

Zusammenfassumg

Mit VISBO Lean Reporting bekommen Sie ein Werkzeug an die Hand, mit dem Sie Projekt-& Portfolio Reports für Ihre Kunden entwerfen und standardisieren, mit Daten aus unterschiedlichen Quellen verknüpfen können und nie wieder manuell aktualisieren müssen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen: Hier finden Sie die Anmeldemöglichkeiten zu unseren Webinaren oder schicken Sie uns doch einfach eine Email an marketing(at)visbo.eu. Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.

 

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Lean Reporting: wie kann man den Nutzen rechnen?

Die Situation & Herausforderung

In den meisten Firmen kommen auf einen „Planer“ ca. 20, 50 oder gar mehr „Konsumenten“, die Informationen aus diesem Plan benötigen.

Da ist z.B. der Manager, der auf einer Seite Informationen zu Time, Cost, Quality haben möchte. Da gibt es Zulieferer, die einen Überblick über die Termine von wichtigen Meilensteinen inklusive der erwarteten Lieferumfänge benötigen. Und dann gibt es viele Projekt-Beteiligte, die eine aktuelle Termin-Übersicht über die wichtigsten Phasen und Meilensteine des Gesamtprojektes brauchen.

Längst nicht alle haben jedoch Zugriff auf die verwendete PM-Software – und wenn der Zugriff gegeben ist, wissen sie oft nicht wie sie an die Information kommen.  Zudem wird mit unterschiedlichsten Tools wie Excel, MS Project, Oracle, SAP etc. gearbeitet.

Deshalb ist es meist die Aufgabe des Projekt-Managers oder eines zentralen Projekt-Management Offices, die verschiedenen Zielgruppen regelmäßig mit PDF- oder Powerpoint Reports zu versorgen.

In einer Welt, die zunehmend von VUCA : Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambigousity geprägt ist, kommt es jedoch sehr häufig zu Änderungen in Terminen, Lieferumfängen und Verantwortlichkeiten. Und das verursacht jetzt einen immensen Aufwand, alle Stakeholder und Beteiligten stets mit aktueller Information zu versorgen.

Der VISBO Lösungs-Ansatz: Lean Reporting

VISBO Software erstellt aus Ihren Termin- und Projektplänen zielgruppen-spezifische, „intelligente“ Powerpoint Reports.

Intelligent deshalb, weil sich die Powerpoint Reports mit dem VISBO Server und der Datenbank synchronisieren können. So können alle Plan-Änderungen in den bereits verteilten Powerpoint Reports dargestellt werden, ohne den Report neu erstellen zu müssen.  Das heisst, ein einmal erstellter VISBO Powerpoint Report kann auf Knopfdruck immer aktualisiert werden.

Und wie rechnet sich das jetzt ?

Wir wollen das anhand eines Beispiels aufzeigen.

Angenommen, eine Firma hat ca. 80 laufende Projekte in ihrem Portfolio. Der Kommunikationsplan sieht vor, dass folgende Projekt-Stakeholder mindestens einmal im Monat mit aktueller Information bedient werden:

• der interne Projekt-Auftraggeber mit einer Übersicht zu Projekt-Status und den wichtigsten Meilensteinen, Lieferumfängen und Kosten-Entwicklung
• das interne Team mit einer Übersicht, in der alle Prozessketten inklusive ihrer jeweils wichtigsten Meilensteine und Tasks dargestellt werden.
• jeder Zulieferer (im Schnitt 3) mit den für ihn relevanten Meilensteinen und von ihm erwarteten Lieferumfängen

Des weiteren soll das Management der Firma  einmal pro Monat folgende Übersicht über das Gesamt-Portfolio bekommen:

• eine Roadmap ausgewählter Phasen und Meilensteine über alle Projekte des Portfolios
• eine Ressourcen Engpass Analyse über alle Projekte des Portfolios
• eine Veränderungs-Analyse: welche Projekte des Portfolios haben sich – im Vergleich zum letzten Stand – in wichtigen Kennzahlen wie Ressourcenbedarf, Zeit, … verändert ?

Das heisst, es geht um diese Menge an Reports:

• 400 Einzelprojekt-Reports  (80 Projekte * 5 versch. Berichtsformate = 400 Reports)
• 3 Portfolio Reports

Ohne VISBO Lean Reporting müssen diese Reports jeden Monat aufs Neue überprüft und aktualisiert werden. Wir nehmen an, dass dafür folgender Zeitaufwand nötig ist:

• pro Einzelprojekt-Report: 1 Stunde
• pro Portfolio Report: 4 Stunden

Bei einem zugrundegelegten internen Verrechnungssatz von 60 € / h liegen die Kosten für die Report Überprüfung und Aktualisierung  damit bei

60 € * (400 Reports * 1h + 3 Reports * 4h)  = 24.720 € pro Monat.

Die Kosten belaufen sich auf 296.640 € pro Jahr.

Mit  VISBO Lean Reporting entfällt der Überprüfungs- & Aktualisierungs-Aufwand komplett. Es fallen jetzt lediglich die jährlichen Nutzungsgebühren für die VISBO Software an.  Die Preise für die VISBO Software orientieren sich an der Anzahl Projekte und ihrer Komplexität (Anzahl Meilensteine, Tasks, Rollen).  Im genannten Beispiel kann – je nach Projekt-Komplexität – mit jährlichen Nutzungsgebühren in Höhe von 25.000 € – 55.000 € / Jahr gerechnet werden. Das heisst:

Die Einsparungen betragen mindestens  240.000 € pro Jahr.

 

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VISBO Lean Reporting: Informieren sie alle Projektbeteiligten besser und aktueller denn je – und senken Sie gleichzeitig den Aufwand für Reporting und Kommunikationserstellung.

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Jährliche Portfolio Planung beschleunigen

 

 

Sehr viele Projekt-Anträge und Projekt-Ideen, aber viel zu wenig Ressourcen?

Jedes Jahr ist es das gleiche  Spiel: von den einzelnen Business Units kommen jede Menge an Projekt-Vorhaben. Von diesen Projekt-Vorhaben ist zu diesem Zeitpunkt nicht viel mehr bekannt als das grobe Projekt-Ziel, der gewünschte Fertigstellungszeitpunkt und eine Abschätzung der benötigten Personentage.

Und dann gibt es ja auch noch die laufenden Projekte – schließlich startet man ja nicht auf der grünen Wiese.  Für diese Projekte gibt es Planungsdaten in Excel, MS Project oder anderen Systemen.

Es dauert heute sehr lange und verursacht sehr viel Aufwand, um verschiedene Multiprojekt-Konstellationen zu definieren und nach Kriterien wie z.B. Ressourcen-Auslastung, Ressourcen Engpässe, strategischer Ausrichtung  und Profitabilität zu beurteilen. Das führt dazu, dass in dem Planungs-Prozess nur wenige verschiedene Portfolio Alternativen betrachtet werden können und deshalb viel Optimierungs-Potenzial verschenkt wird.

 

Der VISBO Lösungs-Ansatz: Lean Analysis  

Genau hierfür wurde Lean Analysis der VISBO entwickelt. Mit dieser Vorgehensweise können neue Projekt-Vorhaben mit Angabe von Start, Dauer und Summe der Ressourcenbedarfe mit einem Klick angelegt werden und mit den laufenden Projekten auf dem VISBO Visual Board visualisiert und bezüglich verschiedener Kriterien analysiert werden. Es können sehr schnell mehrere Vorhabens-Varianten mit unterschiedlichen Ressourcen-Zuordnungen und / oder verschiedene Portfolio Zusammenstellungen vorgenommen und miteinander verglichen werden. Die Ergebnisse können anschließend für Gremien- und Steuerkreis-Sitzungen per Knopfdruck in Powerpoint Reports ausgegeben werden.

So können aktuell laufende und zukünftige Projektvorhaben und -Ideen gemeinsam visualisiert und in was-wäre-wenn Simulationen hinsichtlich Engpässen und anderen Kennzahlen  analysiert werden. Sie können jetzt mit deutlich weniger Aufwand wie vorher wesentlich mehr Portfolio Alternativen betrachten und durchrechnen.  

 

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Personalisierte Projekt Reports für jeden Stakeholder

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, für jeden Ihrer Projekt-Stakeholder ein individuelles Info-Blatt zu erstellen, auf dem die wesentlichen Informationen auf einen Blick zu erkennen sind? Und haben Sie es dann doch nicht gemacht, weil Sie so viele verschiedene Stakeholder Gruppen haben und außerdem jedes Info-Blatt bei Plan-Änderungen ständig aktualisiert werden müsste, was sowieso nicht zu schaffen ist?

Jetzt ist es zu schaffen. Denn genau dafür haben wir VISBO Lean Reporting entwickelt und eine Kooperation mit Visual Braindump (mehr dazu …) gestartet.

Mit VISBO Lean Reporting können Ihre Projekt-Manager und Ihr Projekt-Management-Office

• aus einer VISBO Bibliothek von  „intelligenten Reporting-Komponenten“ individuelle, auf die Informationsbedürfnisse jedes Beteiligten abgestimmte Powerpoint-Vorlagen erstellen.
• aus den Daten verschiedener Systeme wie Excel, Microsoft Project, …  interaktive Powerpoint Berichte erstellen.

Mit VISBO Lean Reporting erhalten alle Stakeholder und Projekt-Beteiligten

• einfache und genau auf sie abgestimmte Powerpoint Berichte, aus denen sie mit einem Klick freigegebene Detail-Informationen abrufen können.
• Powerpoint-Berichte, die sie auf Knopfdruck selber aktualisieren können.

 

Ein paar Beispiele …

Beispiel für ein Termin-Sheet für das „Team“

Dargestellt werden die wichtigsten Meilensteine und Tasks jeder Prozesskette inkl. der aktuellen Ampel-Bewertung. Durch Klick auf eines der „intelligenten Icons“ wie „Zielscheibe“, „Ampel“, „Bombe“ , .. bekommt der Nutzer die entsprechende Detail-Information zu Projekt-Zielen, Status-Erläuterung, Risiken, etc. Durch Klick auf einen Meilenstein oder eine Phase bekommt der Nutzer Detail-Informationen wie

• Erläuterung zur Ampel-Bewertung des Meilensteins / der Phase
• Lieferumfänge, die zu diesem Meilenstein erwartet werden
• Verantwortlicher, Ansprechpartner
• …

 

Beispiel für einen Management 1-Seiter zu Status, Terminen und Kosten

Dargestellt werden die fürs das Management wichtigsten Hauptmeilensteine, eine kurze Darstellung des Ampel-Status sowie ein Soll-/Ist Vergleich bei der Entwicklung der Kosten. Bei Klick auf einen der Meilensteine  werden die zu diesem Meilenstein erwarteten Ergebnisse angezeigt. Bei einer Aktualisierung werden sowohl Status, Ampel, Charts wie auch Meilensteine und Tasks aktualisiert.

 

Beispiel für ein Termin-Sheet für den  „Einkäufer“

Dargestellt werden aus allen Projekten des Portfolios die für den Einkauf relevanten Sourcing Tasks aus den einzelnen Projekten. Durch Klick auf eine Task können weitere Detail-Informationen angezeigt werden.

 

Beispiel für eine „Roadmap“

Dargestellt werden die 10 wichtigsten Projekte P1 bis P10 aus einem Gesamt-Portfolio mit 40 Projekten. Die Position der Projekt-Karte gibt an, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet und wie weit es in dieser Phase bereits fortgeschritten ist. Der farbige Schatten gibt an, welchen aktuellen Ampel-Status das Projekt gerade hat. Durch Klick auf eine Karte werden Zusatz-Informationen zu dem entsprechenden Projekt angezeigt. Alle Projekte, die zum Portfolio , aber nicht zu den 10 wichtigsten Projekten gehören, können interaktiv eingeblendet sowie deren Zusatz-Information abgefragt werden.  Jeder Phasen-Container enthält die Information, wie viele Projekte des Gesamt-Portfolios sich aktuell in der entsprechenden Phase befinden. Mit Klick auf das Icon des Phasen Containers werden all diese Projekte im Info-Pane angezeigt.

 

plus viele weitere mögliche Report-Formate …

Prinzipiell können Sie bei der Report-Erstellung wählen, welche Tasks, Meilensteine, Charts und Tabellen im Report dargestellt werden sollen.

 

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Interaktive Projekt & Portfolio Reports

ist es interessant für Sie, den Aufwand für Projekt-Reporting und Kommunikation um 50% und mehr zu reduzieren? Und gleichzeitig alle internen und externen Projektbeteiligten besser und aktueller denn je zu informieren? 
Mit der VISBO Lösung können für jeden Projektbeteiligten personalisierte interaktive Berichte erstellt werden. Berichte, die sich selbst mit der Projekt Datenbank synchronisieren und damit immer auf dem aktuellen Stand sind. 

Die Ausgangs-Situation

Projekt- & Portfolio Reports werden oft in Microsoft Powerpoint oder Adobe PDF erstellt.

Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Information in plakativen Charts und Grafiken dargestellt werden kann. Der vielleicht größte Vorteil ist,  dass so gut wie jeder Powerpoint oder PDF öffnen und lesen kann. Er braucht dafür weder teure Lizenzen noch Training.

Ein großer Nachteil ist allerdings, dass diese Reports sehr statisch sind und auch nur sehr wenig Information vermitteln können. Und der größte Nachteil ist, dass der Report Nutzer eigentlich nie weiß, ob die Information noch aktuell oder bereits veraltet ist.

Deshalb wird oft alternativ versucht, allen Projekt-Beteiligten den Zugang zum Planungs-System zu geben. Ein Ansatz, der ebenfalls schnell zu Ernüchterung führt. Denn das wird richtig teuer: jeder benötigt eine Lizenz und Training für das Software Werkzeug. So richtig kompliziert wird das, wenn ein Berechtigungs-System benötigt wird, weil nicht jeder, der Zugang zum System hat, auch alle Daten sehen soll.

Teufel oder Beelzebub – geht es denn nicht auch anders ? Wir denken schon. Die VISBO hat eine Lösung entwickelt, die das Beste aus beiden Welten kombiniert und gleichzeitig die Nachteile vermeidet.

Die VISBO Lösung

Wir übersetzen die Termin- und Projektpläne aus verschiedenen Planungs-Systemen und Dateien in ein neutrales Format und speichern es – mit Zeitstempel versehen – in einer Cloud Datenbank. Aus diesen Daten können wir dann „intelligente“ Einzelprojekt- und Multiprojekt-Berichte in Powerpoint erzeugen.

Intelligent deshalb, weil der Anwender sich weitere Detail-Information zu einzelnen Komponenten wie Charts, Symbolen, Meilensteinen oder Vorgängen zeigen lassen kann. Z.B lässt sich erfragen, was denn die erwarteten Lieferumfänge zu einem bestimmten Meilenstein sind, oder wer dafür verantwortlich ist. Der Nutzer kann umgekehrt auch fragen, wann denn ein bestimmtes Ergebnis, ein bestimmter Lieferumfang vorliegen wird.

Intelligent aber auch deshalb, weil sich der Report auf Knopfdruck mit der Datenbank synchronisieren kann. Wenn vom Projektleiter mittlerweile ein neuer Planungs-Stand in der Datenbank publiziert wurde, dann aktualisiert sich der Report auf Knopfdruck selber !

Der Nutzen für den Report Ersteller

Sein Aufwand für Report Erstellung und Aktualisierung reduziert sich massiv: Der Report Ersteller macht jeden Report nur noch ein einziges Mal. Und weil er sie nur noch ein einziges Mal machen muss, kann er sich jetzt auch die Zeit nehmen, die Reports individuell auf die einzelnen Report Empfänger abzustimmen.

Wenn es dann später Änderungen im Projektplan gibt, dann publiziert er den Plan in der Datenbank. Und fertig !

Er muss jetzt nicht mehr alle verschiedenen Reports, die er irgendwann erstellt hat, aktualisieren oder gar neu erstellen. Denn alle bereits verteilten Reports synchronisieren sich jetzt auf Knopfdruck mit dem aktuellen Stand in der Datenbank. Eine beispielhafte Berechnung des Nutzens finden Sie hier.

Der Nutzen für den Report Empfänger

Er bekommt jetzt einen personalisierten interaktiven Report, der immer in der gleichen Form und immer aktuell ist. Er benötigt dafür weder zusätzliche Lizenzen noch zusätzliches Training. Denn Powerpoint hat heute so gut wie jeder.

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